Trang chủ » Giới thiệu sách mới » #

Chết vì hội họp

Trong câu chuyện hư cấu đầu sách, Casey McDaniel là sáng lập viên và Tổng Giám đốc điều hành của Yip Sofftware - một công ty thành công trên thương trường và có ngót hai trăm nhân viên.

Một vấn đề nan giải đang nổi lên trong công ty. Nó xuất phát từ chính Casey - một nhà lãnh đạo dễ thoả mãn với những thành công nhỏ bé. Không may, tâm lý hài lòng, tự mãn đó đã lan ra cả các nhân viên và hậu quả là ý chí phấn đấu và lòng hăng hái làm việc ngày càng thui chột.

Tình hình thể hiện rõ qua việc họp hàng tuần - những cuộc họp “kinh dị”: chỉ một nửa số người dự họp đến đúng giờ; đều đều trình tự báo cáo - thảo luận - chuyển sang vấn đề khác; ngay cả với những đề tài thú vị, việc thảo luận vẫn thiếu sự nhiệt tình và tính khẩn trương: họ thảo luận như thể đang nói về một ai khác chứ không phải chính công ty mình; giám đốc thì cố gắng kết thúc cuộc họp đúng giờ để nhân viên không khó chịu…

Rốt cục, việc họp hành trở thành một thủ tục chán ngắt, tẻ nhạt và lan man. Mọi đề tài đều được đem ra bàn nhưng chẳng đề tài nào được giải quyết rốt ráo. Sau mỗi cuộc họp hình thức này, các nhà điều hành bị rút cạn sinh lực và động năng trong khi trạng thái vật vờ tiếp tục lan tràn khắp công ty.

Họp hành vô bổ ngày càng đe doạ sự nghiệp của Casey mà anh ta không biết làm thế nào để khắc phục. Đúng lúc đó, Will Peterson xuất hiện. Nhận ra tảng đá lớn nhất nằm ở những cuộc họp, nhà cố vấn bất đắc dĩ này quyết định tấn công vào nó.

Đem chính đề tài “họp hành” ra bàn bạc, dũng cảm nhìn thẳng vào sự thật, kiên trì tìm cách nhổ bật tính ỳ trệ đã ăn sâu bắt rễ, và có phương pháp tư duy sáng tạo, Will Peterson đã thiết kế một mô hình họp hành mới cho công ty - hợp lý hơn và thực sự tập trung bàn bạc những vấn đề cần thiết.

Đừng bỏ họp mà hãy họp một cách hiệu quả hơn - Đó là khẳng định của tác giả thông qua câu chuyện hư cấu về một nhà điều hành “chiến đấu” ra sao với hội họp. Với câu hỏi “Tại sao họp hành lại chán ngắt và không hiệu quả?”, câu trả lời là:

- Họp hành chán ngắt là vì thiếu kịch tính, nói cách khác là thiếu xung đột. Giải pháp là tìm và khơi gợi những xung đột về tư tưởng. Xung đột sẽ dẫn đến tranh luận, tranh luận sẽ dẫn đến quyết định đúng đắn.

Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc đến xung đột, mà là người khéo léo kích thích những xung đột và đào xới chúng lên, đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng lúc.

- Họp hành không hiệu quả là vì thiếu cấu trúc bối cảnh, nói cách khác là cuộc họp nào cũng giống cuộc họp nào. Giải pháp là tổ chức nhiều loại họp khác nhau, với mục tiêu, công thức và thời gian khác nhau.

Tác giả cũng đề xuất một mô hình họp hành mà ông cho là hợp lý và nên áp dụng. Mô hình gồm 4 loại họp hành:

Loại

Thời gian

Mục tiêu – cấu trúc

Chìa khóa thành công

Họp đầu giờ hàng ngày

5 phút

Chia sẻ lịch làm việc và hoạt động trong ngày.

- Không ngồi.

- Tạo thành nề nếp.

- Đừng bỏ họp dù vài người không dự.

Họp chiến thuật hàng tuần

45 – 90 phút

Xem lại hoạt động và chỉ số hàng tuần, giải quyết những trở ngại và vấn đề có tính chiến thuật.

-Đừng lên lịch trình nghị sự trước khi nghe báo cáo đầu buổi họp.

- Hoãn bàn bạc chiến lược.

Họp chiến lược hàng tháng (hoặc bất thường)

2-4  giờ

Thảo luận, phân tích, động não và quyết định những vấn đề ảnh hưởng đến thành công dài hạn.

-                   Giới hạn 1-2 đề tài.

-                   Chuẩn bị và nghiên cứu.

-                   Đẩy ra những mâu thuẫn có ích.

Họp sơ kết hàng quý ngoài công ty

1-2 ngày

Xét lại chiến lược, xu thế ngành, toàn cảnh tình hình cạnh tranh, nhân sự chủ chốt, phát triển ban quản lý.

- Ra ngoài công ty.

- Tập trung làm việc, giới hạn hoạt động tập thể.

- Đừng lên chi tiết tỉ mỉ hoặc nhồi nhét lịch làm việc.

Lời nhận xét của Curt Nonomaque, Chủ tịch và Tổng Giám đốc VHA Inc.: “Chúng tôi đã áp dụng những lý thuyết của Pat vào hoạt động thực tiễn và có hiệu qủa. Những cuộc họp của chúng tôi hữu ích hơn, quá trình thông tin của chúng tôi rõ ràng hơn, và sự gắn bó với các quyết định của tập thể nhiều hơn”, là minh chứng rõ ràng rằng Chết vì hội họp xứng đáng có trong tủ sách của những lãnh đạo mong muốn loại bỏ sự mòn mỏi, nản chí trong đội ngũ của mình, cũng như xây dựng một môt trường làm việc nhiệt tình và dấn thân.

Qua câu chuyện hư cấu độc đáo trên, người đọc còn có thể rút ra nhiều bài học về phương pháp tư duy và làm việc nhóm, hữu ích trong nhiều công việc chứ không chỉ giải quyết vấn đề họp hành.

Theo http://www.sachhay.org/

--- Thông tin thư mục ---

BOOKS
658.4
LE-P
Lencioni, Patrick
    Chết vì hội họp = Death by meeting / Patrick Lencioni ; Danh Văn, Xuân Nguyễn dịch. - Tp.HCM : Trẻ/Thời báo Kinh tế Sài Gòn, 2005. - 320 tr. ; 21 cm

Vị trí: Thư viện Đại học Hoa Sen

Tiếng Việt